在利用网上旅游服务大幅削减了成本后，施乐（Xerox）在2004年开始利用网络管理会议和各种活动。施乐走在了时代的前沿，因为直到去年，分析师还在大讲特讲：对于那些想削减差旅费和相关费用的公司而言，员工和客户会议将是“下一个大好机会”。

为满足这种需要，一批新型网上服务供应商应运而生。它们推销的重点是强调显而易见的优势：今年，企业花在公司会议、客户活动和类似聚会上的费用将高达1750亿美元，而且负责这些工作通常还需占用大量的活动策划者、营销人员以及行政人员。“支出将大得惊人，” SMMP（战略会议管理系统）市场的领头羊美会软件公司（StarCite）总裁兼CEO迈克·波特（Michael Boult）指出。

像美会软件、Lenos软件和Arcaneo这类的公司，都推出网站为会议注册提供便利，并协助与会者安排旅行，同时也帮助会议组织者管理后勤。他们的服务还包括协助各公司核计开销，洽谈更优惠的价格；但他们的优势不只在于降低了差旅成本。施乐的会议管理解决方案经理帕米拉·费兰蒂（Pamela Ferranti）表示，由于现在对一年中400多次会议的所有细节都采用集中管理，所以她和她的员工可以花更少的费用熟悉各个城市，并在那里开展业务。费兰蒂说：“美会软件可以帮我们列出施乐所有能容纳25人以上的会议室，这有助于我们利用公司场所举行以前需预订酒店或其他地点才能举行的许多会议。”通过这类软件，施乐甚至还发现，有时租用液晶投影仪一天要支付1600美元。费兰蒂说：“所以，我们自己采购了投影仪。现在开会，我们就将这些仪器运到会议地点。”