你的孩子或许不会相信，个人电脑被发明之初可不是为了让他们能够在YouTube上共享视频、上Facebook交友，或者通过iTunes下载音乐。事实上，早期个人电脑到底能满足人们什么样的需求谁都不清楚，就连最早推广个人电脑的IBM也一度不知道如何让客户对它的“蓝盒子”感兴趣。

电子表格的出现改变了这一切。电子表格程序的鼻祖是具有革新意义的VisiCalc（石粉灰）程序，不久之后界面更为友好的（同时也是为IBM量身定做的）Lotus 1-2-3出现了。突然之间，各大公司都有理由争相购买个人电脑了，PC开始广为流行。电子表格程序成为早期推动PC推广的“杀手锏”。和PC上的硅芯片结合在一起，电子表格程序彻底改变了数据分析的方法，也把当时个人电脑这一新鲜玩意儿转变成为重要的商业工具。

自此之后，企业内部电脑的使用经历了一系列变化——从实施ERP到推广电子邮件，甚至有些员工在eBay上购物成瘾——但是电子表格却没有多少改变。当然，Lotus 1-2-3最终让位给了图像界面更优秀、运算功能更强大的微软Excel，但基本的电子表格功能在过去20年间却没有经历过革新。的确，微软在几乎没有任何竞争对手的情况下不断改善Excel的功能，但是今天的Excel对于十年前使用过Excel的人而言并没有多少分别。你甚至可以说，这恰恰是电子表格永恒的魅力所在：一旦学会使用就不会再忘记。

不过问题是，你需要为不断的升级付钱。事实上，即使你乐意为升级或者使用许可买单，也会抱怨升级后的软件功能并没有多少本质的提升，同时对电脑资源的占用似乎更加严重了。

这一情况已经发生了变化。过去几年内出现了几款软件，直接或至少间接地把矛头指向了Excel。这些软件大多属于在线办公室套装软件，拥有两大优势：价格低廉甚至免费；真正基于网络架构，可以在全球范围内自如传递电子表格。

ThinkFree Office（无忧办公室）就是一个很好的例子。这套常用办公室软件网络套装包含了一款名为Calc的强大电子表格软件。Calc拥有300多个与Excel兼容的功能，例如制图表功能、表格保护功能、密码兼容等等。AdventNet推出的Zoho办公室工作套件中也有一款名为Sheet的电子表格，推出两年来几乎每星期都有更新。OpenOffice则是多语言跨平台的一款共享软件套装，是开放源代码运动的一部分，它内部的电子表格软件也叫Calc（更确切的应该叫CALC），在微软视窗、苹果操作系统和Linux平台上都能使用。由电子表格鼻祖VisiCalc的发明者之一丹·布里克林（Dan Bricklin）设计的WikiCalc是另一款免费网络电子表格软件。顾名思义，WikiCalc既有维基百科使用简易的优点（任何人都能作修改），又有电子表格的常用界面，拥有许多电子表格常用的数据管理功能。它的主要设计理念是将信息放在网页上，同时和上述其它软件一样，让使用者更好地基于网络合作。

当然，微软在许多方面的最大竞争对手谷歌也加入了战团。2006年10月谷歌推出了包含文件和电子表格的在线办公室套件。之后，谷歌不断更新套件的功能，增加了幻灯片展示功能、制表功能以及一套功能大为提升的文件管理系统。去年11月，谷歌将新套件正式命名为“谷歌文件”（Google Docs）系统。

现在谷歌宣称拥有上百万“谷歌文件”的使用者。一些分析师也认为这一免费的办公室套装有可能从微软办公室软件用户中赢得更多的支持者——只要你不需要呼叫中心的支持，也不需要无限的存储空间。“我一度以为谷歌在办公室软件领域的拓展对微软是一种补充，”咨询公司AMR Research负责研究的副总裁吉姆·墨非（Jim Murphy）说，“但是谷歌现在的做法使其越来越成为微软的真正挑战者。”

和其他网络办公室软件供应商一样，谷歌对自己在这一领域的未来发展不事声张。谷歌CFO乔治·雷亚斯（George Reyes）去年接受本刊美国版采访时表示，谷歌的免费在线电子表格系统主要为个人和小企业服务，因为他们对电子表格的需求比依赖Excel的大企业简单得多。

不过，如果说微软的竞争对手正在逐渐蚕食它在办公室软件领域的主导地位，微软自己也同样难逃其咎。尽管微软一再强调自己的“实时”网络合作平台多么优秀，Excel却一直没能开发出稳定的网络共享功能。Excel的使用者总在抱怨没有更好的办法与同事共享Excel表格，现在大多数人仍只能通过邮件附件的形式把Excel文件转来转去。这么做常常会出问题，表格内的模块或者函数有时会走样，严重的时候同一文件可能产生多种版本，混乱不堪。

同样具有讽刺意味的是，在线电子表格之所以能广为流行，很大原因在于它们也提供了微软长期标榜自己办公室套件所具备的那种优势：套件内不同软件能够共享数据并且无缝
联接。“微软办公室套件其实是把一些原本并无关联的软件归并在一起，但它们之间其实配合地并不好，”共享软件编程员和分析师布鲁斯·白费德（Bruce Byfield）说，“相反，所有OpenOffice软件在设计之初就能够互相连通，因为它们使用相同的源代码。”

咨询公司战略创新（Strategic Innovations）的总裁杰弗里·考西（Jeffrey Causey）四年前就开始测试基于Lunix平台的OpenOffice软件。他发现Calc软件能够很容易地从其他OpenOffice软件中拷贝或者传输数据。“这应该是微软的强项，但是在OpenOffice上做起来更容易。”他说。

局限性

当然，这些在线电子表格软件也有它的弱项。大多数软件仍处于测试状态。虽然一些基本版本提供免费使用，但一旦用户需要技术支持服务或者要求更为强大的功能，就必须付费。当然，它们都需要用户有起码的IT知识，至少知道如何下载和安装。此外，作为在线软件，数据都放在供应商的服务器上而非用户的电脑上，这在许多公司看来都有潜在的数据安全问题。

这些软件基于网络的架构使得合作变得更为容易，但通常要以速度为代价。AdventNet的Sheet软件一旦文件过大，例如表格超过300行，处理起来就会变得缓慢。分析师白费德说，谷歌电子表格在最近的一次演示中也显示出较慢的速度，“而（OpenSource的）Calc在进行复杂运算时也比（Excel）要慢一些”。

Excel不断增加功能，许多人认为它在各个方面都表现出众。但是，并没有多少公司员工，包括财务部资深的员工，会经常使用Excel的全部功能，或者说大部分功能。实际上，免费电子表格软件吸引人的一个地方就在于它的局限性——只提供公司员工最常用的几十种分析功能。

布里克林2003年接受《财务总监》采访时表示，电子表格代表了“一种限制和自由的强大组合。当你处理数据的时候，一定的规矩十分重要。电子表格结合了基本的计算、简单的数据运算和一些函数，同时也能够很好地展示结果。”他认为这些使得电子表格成为了一项强大的通用工具，而且是“一种不会被轻易取代的通用工具”。

不过某公司的通用工具是否会被取代则是另一话题了。微软似乎还不认为竞争对手对Excel构成了威胁，但这么多免费的替代品确实可能让一些Excel用户尝试去用别的方法来处理数据。